Sombra 14. De las visitas a tienda. Para Area Manager y Jefes de Zona

Hola queridos cazadores de sombras, una semana más estamos aquí, y en esa ocasión como muchos de nuestros lectores son Área Managers, Responsables Regionales, Jefes de Ventas, he decidido contaros un pequeño truco para ayudaros con vuestra ardua labor.

Si aún no eres un cazador de sombras, te dejo la información abajo. Y si ya lo eres y te gusta lo que publicamos, ayúdanos a que está comunidad siga creciendo compartiendo el contenido.

Esta semana la sombra está dedicada a los área managers, jefes de zona, jefes de ventas …

En cada compañía os llaman de un modo diferente pero, en definitiva, sois aquella figura tan esencial en la compañía que supervisa, hila, y trabaja las tiendas de su zona designada o varias zonas vayan viento en popa. Y es que, sé que, a través de acompañaros en muchas ocasiones y de acompañaros a vivir vuestro día a día, vuestro trabajo es duro y definitorio por varios motivos:

Trabajáis en rutas donde los km se hacen eternos, donde las noches en un hotel y ciudad diferente hace que, a veces, no recuerdes ni en qué ciudad te has levantado.
El tiempo de visita de tienda es limitado.
Os encontráis con un mundo en cada tienda y, además de todo esto:
Vuestra misión es arreglar, formar, motivar y velar por los intereses de ambos lados del sándwich donde organizacionalmente os encontráis.
Vuestro despacho improvisado es almacén o la mesa de una cafetería en frente de la tienda, donde hasta hacer una impresión de un documento se convierte en un reto, pues muchas tiendas no tienen impresora más allá que la de los tickets.

Un trabajo difícil y encomiable, desde aquí mi más profunda admiración a quienes, a pesar de la complejidad de vuestro trabajo, lo amáis y cada día ofrecéis vuestra mejor versión.

Sabemos que el trabajo es duro y sobre todo porque debéis conciliar, recordar, cambiar constantemente de escenario, llegando incluso a tomar la improvisación como una rutina.

Sé de esa sensación de estar constantemente apagando fuegos, de cambio de prioridades, de urgencias, de imprevistos .. Y habiéndolo vivido con vosotros y acompañando a muchos de vosotros en vuestros viajes, diseñé una herramienta que con quien he compartido ha sido de utilidad.

Espero, al compartirla aquí, poder aportaros un granito de arena en vuestra labor desde aquí.

Esta es una herramienta sencilla y os diré hasta rudimentaria, pero es que hay mucha tecnología que ha día de hoy no puede seguiros el ritmo. Por ello, vamos a tratar de hacer sencillo lo difícil.

Mi herramienta se llama:

Así tal cual (Eva lo tuyo y lo de los nombre se te está yendo pero mucho… ) se trata simplemente de un nemotécnica para centrar todo lo que supone una visita a una de nuestras tiendas. Pues estaréis conmigo que no se trata “Sólo” de visitar una tienda, sino que cada una de ellas requiere una preparación, una actuación, llevarnos tareas de cada una de ellas y además ofrecer un buen feedback a las centrales. Esto supone manejar mucha información. Cuando tardamos en visitar una tienda 2 semanas, o vamos por el final de semana ya es muy difícil recordar todos los datos.

Por ello, vamos con la herramienta, pero primero aclaramos qué es PREVIDERE.

Lo primero que os recomendaría es que os hicieseis con una libreta. O si os manejáis mejor con ordenador, una hoja de Excel. Aunque por mi experiencia, a los ordenadores se les acaba la batería antes de que a vosotros se os acabe el trabajo J Además, acceder a un sitio medianamente tranquilo para anotar o buscar información en almacenes o despachos que no son los vuestros es harto complicado. Por ello hace ya muchos años, mi mejor aliado es una libreta que llevo siempre en mi mochila. Donde podéis distribuir la información y distribuirla, sacarla cuando necesitéis. Pero sobre todo, nunca, nunca, nunca, se le acaba la batería.

En esta libreta vamos a aplicar el sistema PREVIDERE,con el objetivo de manejar correctamente la cantidad de información diaria que recibís.

Las primeras hojas las denominareis DATOS y en ellas iremos punteando los datos, KPIS, indicadores que manejáis de toda vuestra zona, estos datos suelen ser referentes a:

Datos de ventas ( Cifra) _ Mes histórico
Objetivos (Cifra) _ Cifra a alcanzar objetiva a próximos meses.
Posición en rankings _ Tanto de ventas como si disponéis de auditorías complementarias como pueden ser los datos obtenido a través de certificación, calidad, cliente misterioso ..
Y por último si es posible imprimir llevaría en la libreta la comunicación semanal, quincenal o extraordinaria que todas las compañías os lanzan con los cambios. Bien sea la animación comercial, las dinámicas, los cambios de procedimiento, temporada… Si no es posible imprimir, podéis anotar el resumen de las cosas más relevantes para vosotros y las tiendas.

Digamos que esta parte de la libreta es para indicar los datos de uso más relevantes que vais a necesitar durante la semana y que de un vistazo rápido os hace tener una composición clara de lugar.

Las siguientes hojas vais a indicar las TIENDAS, es decir, encabezaremos este modelo de gestión con una tienda, su número, nombre o referencia interna (como tú quieras), de manera que por cada tienda que lleves vas a dejar al menos 10 o 15 hojas de la libreta.

A continuación, EL PREVIDERE.

En las hojas que vamos a dedicar a las tiendas vamos a aplicar el PRE_VI_DE_RE de cada una de ellas.

PRE _ Previsita.

Aquí vamos a indicar los objetivos que antes de ir a la tienda debemos tener claro para rentabilizar al máximo el tiempo en tienda.

Pongamos un ejemplo,

TIENDA 235 C.C. VALSUR

Pre _ Comprobar si se lleva a cabo la implantación de la semana.

Hablar con encargados motivo de falta llegada a ventas en un 4,5%
Firma de contrato físico de la nueva incorporación.
Chequear la tienda tenía problemas con el AACC, comprobar que se ha solucionado.
Revisar que ha llegado a tienda el modelo xxx de la nueva implantación.
Chequear Cartelería promocional.
Hacer seguimiento de las acciones propuestas con encargados la semana pasada:
- Plan acción 1
- Plan acción 2
- Plan acción 3

Importante: Completaremos la lista con los objetivos específicos de cada tienda que visitaremos y simplemente cuando estemos en la tienda iremos tachando o subrayando.

VI_VISITA.

VI _ se enfoca en la visita. Una vez que estamos allí, por norma general detectaremos nuevas líneas de trabajo, cosas a mejorar… Éste será su sitio.

Además, si por algún motivo no hemos tachado algo de la parte de arriba podremos explicar por qué.

_ No se puede hacer la firma del contrato porque la persona hoy tiene el día libre ( Hablar con RRHH)

Se detecta un mal clima entre el encargado de mañana y el de tarde.
No se está recibiendo a los clientes de manera adecuada, tampoco se siguen algunos procedimientos de ventas.
Han abierto un centro al lado que nos indican los empleados es el problema de la caída de ventas, lo visito pero el target es diferente, está situado en xxxx, de la marca xxxx.

De_ Deberes.

Efectivamente toda esta información que hemos recibido, nos va a suponer realizar unos deberes, unas acciones, algunas para la próxima visita y otras, antes de ir.

Hablar el martes con Encargado, verificación firma de contrato.
Hablar con dpto. formación para programar nueva formación de refuerzo en protocolo y
Reprogramar próxima visita, prevista en 2 semanas, pero me preocupa situación de clima, bajada ventas y falta de formación, por lo que debo cambiar a la próxima semana.
Puesta en marcha de planes de acción acordados con encargados para mejora de ventas, reunión con Encargado para comunicación y aplicación:
- Plan de acción 1
- Plan de acción 2
- Plan de acción 3

Re _Reporte.

Como sabéis las centrales siempre os piden un reporte de vuestra ruta, planes de acción a tomar, estado de las tiendas. Por ello, éste será el espacio para tomar aquellos datos que luego os van a pedir sin tener que hacerlo una semana después de que hayáis visitado la tienda.

Con el reporte, vosotros sabéis qué datos serán necesarios para hacerlo y, también, sabéis que el día antes de entregar estos datos os volvéis loc@s recopilando del tirón toda la información relevante e intentando haceros una composición de lugar. Por ello, en este hueco de la libreta y durante la visita a la tienda, anota aquellos datos que al final de semana tendrás que reportar. De esta manera, la recopilación de información y hacerte una composición de lugar de tu semana será mucho más fácil y efectiva.

Por ejemplo:

Informe Red de tiendas:
- Aplicación Planes de acción.
- Cambio de ruta
- Clima y competencial
- Datos previsión crecimiento.
Informe expansión:
- Se queda libre el local ubicado en CC Valsur, al lado de xxx de xx metros cuadrados.
Informe mantenimiento:
- La tienda tiene un problema con el circuito eléctrico ( Aparato ref : xxxxx)
Informe Compras:
- Estamos teniendo problemas con el proveedor de AACC, los plazos de respuesta son excesivos.

¿Qué ocurre cuando hayáis completado la primera semana?

Esta herramienta ya habrá resultado de utilidad en cuanto a la planificación y el ahorro de tiempo. Pero, lo mejor viene cuando la continuamos a lo largo del tiempo. Pues si añadís las fechas de las visitas, tendréis siempre a mano un histórico, de qué pasaba en cada tienda, que hicisteis y si funcionó o no …

Por último, cada semana cuando preparéis la visita a la tienda, solo tenéis que releer vuestras propias notas para no perder nada de información, y hacer un seguimiento mucho más exhaustivo de cada tienda.

Bueno que, ¿Lo probamos? Espero que te haya gustado y sobre todo que te sea útil. Si te ha gustado comparte con tus compañeros, seguro que les vendrá bien.

Hasta la próxima semana.